Colher o máximo de informações necessárias, direcioná-las e obter retorno financeiro com elas. Parece simples, mas nem mesmo as maiores empresas do mundo conseguem administrar o volume de dados digitais. É o que aponta pesquisa da consultoria EIU, Economist Intelligence Unit, feita com 586 executivos da América do Norte e Latina, Europa, Ásia e Pacífico. O levantamento concluiu também que 53% das organizações usam apenas metade das informações em benefício do negócio. Em 2010, consumidores e empresas em todos os países armazenaram mais de 13 exabytes em sistemas, isso equivale a 13 bilhões de pen drives e 1 Gbyte ou mais de 52 vezes as informações existentes em toda a biblioteca do Congresso Americano, por exemplo. Os dados são da Universidade do Sul da Califórnia, nos Estados Unidos.
A consultora Alexandra Hütner concedeu entrevista ao Portal Varejo e discutiu os problemas referentes ao controle de informações digitais e como as empresas podem lidar com o crescente volume de notícias online.
PV - Afinal, qual a melhor forma de lidar com a abundância de informações dentro de uma empresa?
Alexandra Hütner - A solução não é nada complicada e nem tão pouco uma grande novidade. O primeiro passo é fazer uma análise estratégica do negócio e, a partir dela, responder a pergunta: Quais informações são necessárias para o negócio? Com a resposta temos que categorizar a informação essencial em estratégica, tática e operacional e a partir da remodelagem dos processos fazer essas informações fluírem adequadamente pela empresa, prezando sempre pela segurança. As informações excedentes devem permanecer em backup por 1 ou 2 anos, apenas por segurança ou mesmo prevendo algum erro de análise.
O mais importante é que as informações sejam tratadas como um dos bens mais valiosos da empresa e que, estejam prontas para atender os objetivos estratégicos do negócio.
PV - Quais as vantagens de saber lidar com a informação?
Alexandra Hütner - Tendo em mãos os processos empresariais e as informações necessárias a todas as partes interessadas (stakeholders), a empresa pode realizar um benchmarking junto ao mercado e tomar as decisões certas devidamente embasadas. Isso significa conhecimento transformando-se em sabedoria e, sabedoria é valor!
PV - E quais são os prejuízos de uma má administração de informações?
Alexandra Hütner - Retrabalho. Tomada de decisão baseada em informações duvidosas. Lentidão nos processos. Falta de clareza na visão empresarial e de integração nos departamentos.
PV - Com tanta informação digital, realmente é possível administrar todas as informações relativas a uma empresa?
Alexandra Hütner - Nunca será possível administrar todas as informações relativas a uma empresa, mas é completamente possível gerenciar as informações categorizadas como estratégicas e táticas. Basta buscar o alinhamento entre negócio e a equipe de gestão da informação, que normalmente é o núcleo de tecnologia da informação. Além disso:
• Criar um alinhamento baseado no foco do negócio em toda a empresa
• Deixar claro para os executivos da empresa como a TI pode ajudar na gestão da informação
• Dividir responsabilidades a partir da orientação para processos
• Criar uma linguagem comum (dicionário do negócio)
• Considerar todas as partes interessadas no negócio (stakeholders)
PV - Como organizar as informações digitais? Terceirizando ou contratando uma equipe responsável?
Alexandra Hütner - Aqui está o grande equívoco empresarial, achar que deva existir terceiros para cuidar das suas informações. Esse núcleo já existe dentro da empresa e provavelmente não está bem preparado para exercer tal função: o Núcleo de Tecnologia da Informação.
Uma forma mais rápida é buscar uma consultoria que apoie a TI para tal função e que, em paralelo, treine a equipe em gestão de serviços de TI para garantir que darão continuidade aos objetivos traçados pelo negócio.
PV - Esse desperdício de informações tende a conquistar um patamar positivo? O que o Brasil precisa para reverter esse quadro?
Alexandra Hütner - O Brasil precisa apenas rever uma tradução incorreta!
Ao traduzirmos o termo “Information Technology” para o português cometemos um grave erro: colocamos a Tecnologia à frente da Informação. Afinal sabemos que a Tecnologia é um meio para termos a informação certa no lugar certo, mas isso não é mais suficiente. É preciso conhecer também o negócio - o cenário interno e externo - para levar a informação certa para a pessoa certa, de forma correta, no momento e local certos; para uma tomada de decisão assertiva! Esse é o desafio.
Precisamos buscar a ideal capacitação para nossos profissionais de Tecnologia da Informação e colocar esse núcleo numa posição estratégica! Isso poderá ser alcançado com conhecimento através de treinamento em melhores práticas de mercado.
PV - A organização da informação no Brasil se assemelha com o que ocorre em outros países?
Alexandra Hütner - Para responder tal pergunta basta olhar para uma das marcas mais fortes do mercado mundial e entender com o que ela anda fazendo tanto dinheiro.
“A missão do Google é organizar as informações do mundo e torná-las mundialmente acessíveis e úteis.”